- Se for deg den du skriver til: Kjenner mottakeren til faget, saken og regelverket fra før? Vurder hva mottakeren vet, og hva du bør forklare.
- Hvordan ville du forklart saken muntlig? Før du skriver, kan det være nyttig å tenke på teksten som en samtale og ikke et dokument.
- Ta bare med innhold som er relevant for leseren, og stryk resten.
- Hvis du skal sende samme tekst til mange ulike mottakere, bør du tilpasse teksten til den mottakeren som vet minst fra før.
- Ha som mål at mottakeren skal forstå innholdet etter første gjennomlesning.
Eksempel 1
Ikke skriv:
"Viser til vedtak i KST, PS 27/17." Dette er forkortelser som bare noen få forstår.
Skriv heller:
"Vi viser til vedtaket som ble gjort i Indre Fosen kommunestyre 15. september 2017."
Eksempel 2
Ikke skriv:
"Overføringen omfatter alle faste ansatte som gjennom kartleggingsprosessen er definert å være omfattet av virksomhetsoverdragelsen, og som på overføringstidspunktet 1.1.2018 er i arbeid, i permisjon, under attføring eller i langvarig sykmelding." Her er det mye bakgrunnsinformasjon som ikke er relevant for mottakeren.
Skriv heller:
Overføringen gjelder for deg som 1. januar.2018 er
- i arbeid
- i permisjon
- under attføring
- i langvarig sykmelding
- Lag en overskrift som forteller hva teksten handler om.
- Vær bevisst på forskjellen mellom filnavn og overskrift. Et filnavn inneholder ofte mange interne forkortelser og faguttrykk.
- Skriv gjerne overskriften som en hel setning, men ikke bruk punktum eller utropstegn.
- Plasser det som er viktigst for mottakeren langt oppe i teksten. Se også skriveråd for ulike sjangre.
Eksempel 1
Ikke skriv
"Vedtak etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenesteloven, kap 3, andre ledd" Det er for teknisk og vagt.
Skriv heller
"Avslag på søknad om omsorgslønn" Denne overskriften sier mer om hva brevet er.
Eksempel 2
Ikke skriv:
"Blablablablablalovparagrafblablablavedtakblablablablablalblablablaba. Blablablablablalovparagrafblablablavedu må svare på dette brevet sblablablablablalblablablaba."
Det er vanskelig å oppdage en viktig beskjed når det ligger midt i et avsnitt, uten utheving og mellomrom.
Skriv heller:
Blablablablablablablavedtakblablablablablablablablablabla
Du må svare på dette brevet innen tre uker.
Blablablablablablablavedtakblablablablablablablablablabla
- Skriv «du» og «dere», og unngå så langt som mulig å omtale mottakeren din i tredjeperson som «man», «en», «mottaker», «søker», «bruker», «tiltakshaver» osv. (unntaket er saksframlegg, planer og strategier).
- Tonen i et brev er det første leseren legger merke til. Bruk en vennlig tone når du skriver, uansett hva budskapet er. Få gjerne en kollega til å lese gjennom brevet for å vurdere tonen før du sender ifra deg brevet.
- Det er ikke lenger vanlig å bruke høflighetsformene De, Dem og Deres. Det oppleves som stivt og bidrar til å skape avstand.
- Vær forsiktig med bruk av humor og ironi. Det kan ofte tolkes feil, og virke useriøst.
- Husk at vi skal snakke med innbyggerne, ikke til dem.
Eksempel 1:
Ikke skriv:
"Søker må legge ved siste skattemelding." Her står det ikke hvem som skal gjøre hva.
Skriv heller:
"Når du søker, må du legge ved den siste skattemeldingen din (selvangivelsen)."
Eksempel 2:
Ikke skriv:
"Vedtaket kan påklages." Det står ikke hvem som kan gjøre det.
Skriv heller:
"Du kan klage på vedtaket."
- Det skal være lett å forstå hvem som er avsenderen av teksten. Introduser Indre Fosen kommune og eventuelt enheten tidlig i teksten. Vi skal alltid bruke kommunens navn når vi sier noe om våre roller og oppgaver. Ellers i teksten kan du bruke «vi» for å variere språket.
Eksempel 1
Ikke skriv:
"Takk for høringsuttalelse mottatt 30.6.2017. Den vil tas med videre når saken skal behandles." Her er det uklart klart hvem som følger opp hva.
Skriv heller:
"Takk for høringsuttalelsen som Indre Fosen kommune mottok fra deg 30. juni2017. Arealutvalget vil ta med uttalelsen når de skal behandle saken."4
Eksempel 2
Ikke skriv:
«Det er utarbeidet egen ROS-analyse som ligger vedlagt planen». Her er det uklart hvem som har utarbeidet den.
Skriv heller:
«Indre Fosen kommune har utarbeidet en risiko- og sårbarhetsanalyse. Du finner den som vedlegg til denne planen».
- Del teksten inn i avsnitt. Hvert avsnitt skal ha ett hovedbudskap, ikke mange. Avsnitt skal markeres med en åpen linje.
- Oppsummer hovedbudskapet i avsnittet som kommer, med ei overskrift (kalles «mellomoverskrift»). Leseren skal få oversikt over innholdet i teksten gjennom å lese mellomoverskriftene.
- For at alle skal kunne lese teksten, må skriftstørrelsen ikke være under punkt 11 eller over punkt 14. I Indre Fosen kommune bruker vi skrifttypen Arial.
- Sjekk at du har brukt riktige skriftstørrelser og fulgt reglene for grafisk utforming (se grafisk profil).
- Vurder om noe av innholdet kan organiseres i ei punktliste.
Eksempel
Ikke skriv
"Ved overføring til Indre Fosen kommune beholder du din opparbeidede tjenesteansiennitet fra Leksvik kommune / Rissa kommune. Du vil beholde dine opparbeidede pensjonsrettigheter, uavhengig av om du har hatt pensjonsordning annet sted enn i Kommunal landspensjonskasse (KLP) eller Statens pensjonskasse (SPK). Som ansatt vil du også bli omfattet av gjeldende personforsikringer."
Her er det mange viktige opplysninger i samme avsnitt. Ved å dele opp og sette inn mellomoverskrifter er det lettere å orientere seg i teksten.
Skriv heller:
Ansiennitet
Ved overføring til Indre Fosen kommune beholder du din opparbeidede tjenesteansiennitet fra Leksvik kommune / Rissa kommune.
Pensjon
Du vil beholde dine opparbeidede pensjonsrettigheter, uavhengig av om du har hatt pensjonsordning et annet sted enn i Kommunal landspensjonskasse (KLP) eller Statens pensjonskasse (SPK).
Forsikring
Som ansatt vil du også bli omfattet av gjeldende personforsikringer.
- Når vi skriver kommunale tekster, har mange en tendens til å gjøre verb om til substantiver. Det gjør teksten tung og abstrakt. Du bør derfor bruke verb tidlig i setningen istedenfor substantiver. Da får du tydeligere fram hvem som skal gjøre hva. Se etter substantiv som slutter på –ing eller –else, og skriv dem om til verb.
- Unngå å starte en setning med lange lovhenvisninger. Skriv dem heller til slutt i setningen, i parentes eller samle alle lovhenvisningene nederst i teksten.
- Hold deg til én tanke per setning. Del opp lange setninger, og unngå særlig innskutte leddsetninger (bisetninger).
- Unngå tomme fraser som «i henhold til», «vedrørende» og «angående».
Eksempel 1
Ikke skriv:
"Problematikk knyttet til bæring, gir i seg selv ingen rett til innvilgelse av søknad om HC-kort." Her har substantiver erstattet verb. Det er også satt inn forkortelser og ord som ikke tilfører setningen informasjon.
Skriv heller:
"Hvis du har problemer med å bære, gir ikke det i seg selv krav på parkeringstillatelse."
Eksempel 2
Ikke skriv:
"Vi har nå foretatt en endring av prisene i kulturskolen." Foreta en endring er en tung måte å si «endre» på.
Skriv heller:
"Vi har endret prisene i kulturskolen."
- Velg ord som ligger nær dagligspråket. Unngå gammeldagse ord og uttrykk. Styr også unna abstrakte ord med vagt innhold.
- Forklar et faguttrykk første gang du bruker det.
- Unngå å bruke forkortelser. I tilfeller der det er mest praktisk å bruke forkortelser, er det viktig at du forklarer hva forkortelsen betyr første gangen du bruker ordet i teksten.
- Bytt ut floskler og klisjeer med konkrete ord.
Eksempel 1
Ikke skriv
"Mottaker anmodes om å oppgi kontoopplysninger."
Skriv heller:
Vi ber deg om å oppgi kontoopplysningene dine.
Eksempel 2
Ikke skriv:
"Retningslinjene gjelder i forhold til ansattes bruk av sosiale medier." Dette er feil bruk av uttrykket «i forhold til»
Skriv heller:
"Retningslinjene gjelder for ansattes bruk av sosiale medier."
- Bruk stavekontrollen.
- Bruk denne språkprofilen og sprakradet.no som oppslagsverk.
- Få en kollega til å lese gjennom teksten før du sender den til mottakeren. Få den som leser gjennom teksten, til å bruke sjekklista for klarspråk.
- Trenger du hjelp? Send en forespørsel til kommunikasjon og personals «helpdesk» (hjelpetjeneste på intranettet).