Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsettingen:
- Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
- Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
- Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.
Arkivplanen er et planleggings- og styringsredskap for arkiv- og dokumentasjonsforvaltningen i kommunen.
Arkivplanen gir bindende retningslinjer for all behandling av informasjon og dokumentasjon i Ørland kommune.
Arkivlova med forskrifter ligger til grunn for rutinene/retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Ørland kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter Arkivlova § 6 "Offentlige organ plikter å ha arkiv, og disse skal være ordna og innretta slik at dokumentene er sikret som informasjonskilde for nåtid og ettertid"
Oppdatering av arkivplanen:
Oppdatering av arkivplanen skal skje minst hvert 4. år og ved endringer som:
- Ved omfattende omorganisering i Ørland kommune
- det blir oppretta og tatt i bruk nye fagsystem
- ved vesentlige endringer i Ørland kommune sine oppgaver og myndighet
Arkivleder avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når
- det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon
Arkivleder skal ha melding om alle endringer med mulige følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk, og har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet.